Trong khoảng thời gian gần 3 năm làm việc cho một công ty Nhật với vai trò kỹ sư cầu nối, mình đã học được rất nhiều. Đặc biệt là hiểu hơn cách vận hành của một công ty Nhật, và vì sao người Nhật rất sợ , nể cấp trên. Sau đây mình sẽ chia sẻ những công việc mà 1 leader ở 1 gemba mà mình được tham gia. Ngoài những công việc với Khách hàng (1 ngày 8 tiếng) thì 1 leader người Nhật cần làm những công việc sau về phía công ty. Có thể không bao quát hết công ty Nhật nhưng cũng có thể mang đến cho các bạn cách nhìn tổng quan.

I. Công việc thường trực

1. Họp hàng tuần với offshore Việt Nam

Đối với công ty có offshore thì leader phải họp hàng tuần với offshore để nắm được tiến độ, và tình hình offshore để có đối sách phù hợp. Thông thường sẽ base trên file báo cáo tiến độ và 問題・課題 cũng như 勤怠連絡 của offshore để báo cáo nhanh chóng với khách hàng.

2. Họp hàng tuần với member

Đối với hợp đồng SES thì KH sẽ quản lý toàn bộ team, nên việc họp để trao đổi cùng các thành viên trong 1 team ở Gemba rất quan trọng. Vì hàng ngày lo đối ứng task bên KH thì sẽ không nắm được hết tâm tư nguyện vọng của team. Trong tình hình Covid đang phức tạp thì hầu hết các công ty IT đều làm remote, nên việc hiểu rõ từng task của member lại càng khó khăn hơn. Vì vậy 1 tuần 1 lần phải tổ chức họp team , đồng thời vào buổi họp đó cũng sẽ chia sẻ những chỉ thị từ công ty, để đảm bảo mọi người đều nằm được và làm đúng

3. Họp team hàng tháng

Hoạt động họp team hàng tháng là thời gian để đánh giá chung tình hình công việc 1 tháng đó, cũng như là thời gian để tổ chức các buổi 勉強会. Để từng thành viên có thể chia sẻ kinh nghiệm của mình về dự án, hoặc về các công nghệ mới , ngôn ngữ mới.

4. Họp hàng tháng với KH

Họp hàng tháng với KH cùng với team 営業 để biết được dự định của KH về dự án, nhân sự. Từ đó có thể đưa ra đối sách phù hợp nhằm tăng số lượng member, hoặc 提案 để lấy được dự án của KH. Thông thường teamlead là người hiểu rõ nhất về KH cũng như gemba, chia sẻ ý kiến với bộ phận kinh doanh và sau đó là cố gắng làm hài lòng KH nhất có thể.

5. Báo cáo công việc hàng tuần gemba lên cho công ty 

Sau khi tổng hợp ở mục 1,2 thì teamlead phải viết báo cáo để mail cho 役員, Group leader và team kinh doanh liên quan. Thông thường sẽ theo 1 mẫu nhất định về tình hình dự án (công việc tuần này và dự định cho tuần sau), 体制 , 課題

6. Review checkpoint, mission

Phần này thì 1 năm sẽ tiến hành 2 lần , reivew lại mission của từng member, đánh giá và báo cáo lại cho group leader.Công ty Nhật thường đánh giá năng suất làm việc ở gemba + với độ hoàn thành mission để checkpoint. Ngoài ra để muốn lên cấp, lên lương thì phải thường xuyên tham gia các hoạt động QIS của công ty, vì công ty rất coi trọng độ cống hiến của nhân viên đó với công ty.

Khi member muốn lên cấp thì leader cũng là người support member để viết 昇格申請書.

7. Review, approve các loại shinsei

Công ty Nhật có rất nhiều loại shinsei , và flow để approve cũng rất lằng nhằng. Chỉ 1 shinsei đơn giản như remote (リモート申請) thì đã có 5 cấp approve : 本人→Leader→Group Leader →Buchou→Ban giám đốc→ Nhân sự.Đây cũng là 1 nguyên nhân khiến nhân viên công ty Nhật có phần sợ sếp hơn công ty VN.

Ngoài ra thì shinsei về nghỉ phép, đi sớm, OT, đi làm ngày cuối tuần ,….thì leader cũng phải confirm và approve.

8. Thực hiện 振り返り và báo cáo lên cấp trên

Khi kết thúc một dự án thì leader phải là người chủ trì cuộc họp về 振り返り, báo cáo với group leader , và sau đó báo cáo lại với KH.

Nhận đánh giá của khách và đề xuất phương án cải tiến tốt hơn về mặt chất lượng, thời gian đối ứng. Nói chung là phải không ngừng cải tiến để tránh mất niềm tin của KH cũng như dự án.

Khi viết 振り返り thì dùng các phương pháp như bài này : https://locdv.com/cac-phuong-phap-lam-viec-hay-dung-trong-cong-ty-nhat/

II. Công việc phát sinh

1. Báo cáo KH, công ty khi member nghỉ ốm, đi trễ

Khi member nghỉ ốm, đi trễ thì leader phải có nhiệm vụ liên lạc với gemba, và  liên lạc với công ty. Ngoài ra phải update vào schedule của nhân viên ngày hôm đó.

2. Follow member khi có chỉ thị từ công ty, KH

Khi công ty có chỉ thị về khám sức khỏe, update window, hay trả lời survey về việc đăng kí tham gia cuộc họp quý chẳng hạn thì leader cũng phải là người follow , đúc thúc member thực hiện và báo cáo lại kết quả với công ty.

3. Nói chuyện với member khi member đòi nghỉ việc, chuyển gemba

Vấn đề muôn thuở khi member chán dự án hiện tại hoặc muốn nghỉ việc, thì leader phải nói chuyện với member , group leader cũng như KH để điều chỉnh lịch nghỉ nhằm không ảnh hưởng đến dự án và niềm tin của KH.

III. Tóm tắt

Đối với leader thì cần phải làm những công việc trên ngoài công việc ở Gemba. Vì vậy cần phải có kế hoạch cũng như phân phối thời gian hợp lý để đảm bảo không bị overload. Ví dụ như leader và vừa làm BrSE, SE, support các member bên KH, và vừa làm công việc leader thì cảm giác gần như không thể.