Thủ tục gia hạn visa kỹ sư ở Nhật năm 2025
Vậy là sắp đến hạn visa 5 năm lần trước mình đi xin gia hạn visa kỹ sư.
Mặc dù đang xin vĩnh trú nhưng visa sắp hết hạn thì vẫn phải đi xin, thật là phiền phức nhưng cũng đành chấp nhận thôi. Ban đầu mình định xin online nhưng thấy cũng rắc rối nên lại xin trực tiếp ở chi nhánh cục XNC bên Saitama.
Mình tổng hợp lại giấy tờ khi đi xin gia hạn. Lần này công ty mình là công ty đã lên sàn chứng khoán nên giấy tờ hơi khác 1 chút.
I. Giấy tờ cần chuẩn bị
Về thời điểm gia hạn visa thì hầu như mọi người đều biết: trước thời điểm hết hạn trong vòng 3 tháng.Những giấy tờ cần chuẩn bị như sau:
1.Hồ sơ xin gia hạn（在留期間更新新許可申請書）
Page 1,2: Cá nhân tự điền (Sheet 申請人用（更新）１,申請人用２Ｎ). Sheet 申請人用１（裏）không cần in.
Ví dụ về 申請人用（更新）１
Ví dụ về 申請人用２Ｎ
Page 3,4: Phần này của công ty, nên phải gửi format và nhờ công ty ghi giúp.(Sheet 所属機関用１Ｎ,所属機関用２Ｎ)
Link download tại đây:https://www.moj.go.jp/isa/content/930004119.xlsx
Đối với visa kỹ sư thì chọn mục ８【研究】・【技術・人文知識・国際業務】・【技能】・【特定活動（研究活動等）】・【介護】・【特定活動（本邦大学卒業者）】
2.Thẻ ngoại kiều (在留カード )và bản copy 2 mặt
Bạn cũng nên copy thêm 1 bản để phòng trường hợp cảnh sát hỏi tới, hoặc làm thủ tục khác.
3.Hộ chiếu còn hạn trên 6 tháng và bản copy
Lưu ý là copy tất cả các trang.
Thường thì sau khi nhận hồ sơ thì bạn sẽ nhận lại hộ chiếu và thẻ ngoại kiều (có ghi là 申請中 ở phía sau)
4.Giấy chứng nhận nhân viên công ty（在職証明書）
Giấy này xin ở công ty,có thêm nội dung thu nhập thì càng tốt
5. Bản copy Hợp đồng lao động（雇用契約書）
Giấy này cũng xin tại công ty, thường thì sẽ có bản gốc khi ký hợp đồng với công ty. Sau khi ký hợp đồng thì công ty gửi cho mình 労働条件通知書
6. Giấy thuế gồm 納税証明書 và 課税証明書 mới nhất
2 giấy này xin năm mới nhất, có thể lấy ở conbini thông qua my number.
7.Giấy 退職証明書 (TH chuyển công ty)
Giấy tờ này nên liên lạc với công ty cũ càng sớm càng tốt.Lưu ý là chỉ những công ty cũ trong thời hạn visa trước.
Ví dụ trong thời gian visa trước 5 năm bạn chuyển công ty A->B thì chỉ cần xin giấy 退職証明書 của công ty A.
Mình có lấy giấy 被保険者記録照会回答票 bên nenkin net có ghi đầy đủ tên các công ty kèm thời gian làm việc nên cũng có thể thay thể được.
https://www.nenkin.go.jp/n_net/introduction/questionnaire.html
8.住民票
Có ghi đầy đủ thành viên của gia đình, quốc tịch, lưu ý là không ghi số mynumber
9. Ảnh thẻ 3*4
Dán vào sheet 申請人用（更新）１của 在留期間更新新許可申請書
10.被保険者資格取得通知書（写し）
Hiện tại thì thẻ bảo hiểm đã được tích hợp vào my number nên công ty sẽ gửi giấy này qua bưu điện về tới nhà
Nếu làm mất giấy đó thì có thể xin được my portal để xin có thể tải PDF:
・健康保険資格確認
・厚生年金保険資格記録
II.Những giấy tờ có thể yêu cầu thêm
Tham khảo checklist ở đây https://www.moj.go.jp/isa/applications/status/gijinkoku.html
| Loại công ty (Category) | Đặc điểm công ty | Giấy tờ công ty cần nộp khi gia hạn visa |
| ① Category 1 – Công ty lớn / niêm yết | – Công ty niêm yết trên sàn (上場企業) – Cơ quan nhà nước, pháp nhân đặc biệt – Tổ chức lớn đã đăng ký trong danh sách ưu tiên của 入管 | Ít giấy tờ nhất ✔ Hợp đồng lao động / 労働条件通知書 ✔ Chứng nhận bảo hiểm xã hội ❌ Không cần 登記事項証明書 ❌ Không cần 決算書 |
| ② Category 2 – Công ty có tổng lương (源泉徴収) lớn / công ty ổn định | – Tổng thuế lương năm trước ≥ mức quy định – Doanh nghiệp ổn định, có nhiều nhân viên | Tương đối đơn giản ✔ Hợp đồng lao động ✔ Chứng nhận bảo hiểm xã hội ✔ Tài liệu thuế lương (法定調書合計表) ◯ Có thể không cần 決算書 |
| ③ Category 3 – Công ty vừa và nhỏ (SME) | – Công ty không thuộc Cat.1/2 – Tập trung vào doanh nghiệp tư nhân bình thường | Nhiều giấy tờ hơn ✔ 登記事項証明書 (đăng ký pháp nhân) ✔ 決算書 (báo cáo tài chính năm gần nhất) ✔ 会社概要 / 業務内容 ✔ Hợp đồng lao động ✔ Chứng nhận bảo hiểm xã hội |
| ④ Category 4 – Công ty nhỏ, mới thành lập, độ rủi ro cao | – Startup mới – Công ty ít nhân viên / chưa ổn định – Công ty cá nhân | Nhiều & chi tiết nhất ✔ Tất cả giấy tờ của Category 3 + 追加: Giải trình kinh doanh ✔ Tài liệu chứng minh khả năng trả lương ✔ Nếu là SES/phái cử: bắt buộc hợp đồng派遣契約書 ✔ Mô tả nơi làm việc thực tế |
Đối với công ty loại 1 thì cũng cần thêm các giấy tờ sau (mình xin thêm cho chắc ăn)
・四季報の写し又は日本の証券取引所に上場していることを証明する文書（写し）
・有価証券報告書
Khi mình đi nộp thì bên cục Saitama bắt nộp thêm các giấy tờ dưới
・登記事項証明書
・法定調書合計表の写し：tham khảo https://www.obc.co.jp/360/list/post85