Mình có cơ hội tham gia 1 dự án khá lớn(plan 3 năm), tham gia từ ngày đầu nên được làm 要件定義 . Mấy dự án trước thấy 要件定義 chỉ đơn giản là 1 file excel ghi nội dung khách hàng mong muốn, và nội dung sơ sài, mình sẽ dựa vào cái file đó để confirm với khách và tiến hành viết 基本設計. Đúng là dự án this, dự án that. Dự án lần này khách hàng làm rất cụ thể , chi tiết, và ngốn nhiều chất xám, nước bọt (議論), và do thời gian họp sẽ nhiều(1 tuần họp 3-4 ngày , chỉ còn 1-2 ngày để làm việc) cộng thêm deadline gấp nên làm khá vất vả. Nếu mà có nhiều kinh nghiệm về nghiệp vụ, cũng như đã có từng tham gia giai đoạn 要件定義 thì khả năng sẽ làm tốt, nhưng đối với những người mới thì như bơi trong đống “nghiệp” vụ, cũng như những tài liệu chưa bao giờ làm.
Sau khi kết thúc công đoạn 要件定義 thì mình cũng học được nhiều điều, cũng như nhận thức rằng trong tương lai mình cũng sẽ gặp những trường hợp không biết gì mà lao vào làm là chuyện cơm bữa.

Dưới đây là listup những tài liệu output (成果物) và sẽ note mục đích, cách làm và những lưu ý (bài học nhận được).Hy vọng sẽ giúp ích được cho các bạn chuẩn bị làm 要件定義 .

I. Các công đoạn (cách làm)

1.スコープ定義

Giai đoạn mở đầu, ở  bước này khách hàng sẽ chuẩn bị trước list những nghiệp vụ mong muốn. Ví dụ như trong trường hợp là dự án liên quan đến WMS(Quản lý kho hàng) thì list nghiệp vụ sẽ có ví dụ như sau:

・Nhập hàng(Cụ thể hơn thì trong nhập hàng có : import đơn nhập hàng dự định, đăng kí đơn nhập hàng, Kiểm tra hàng nhập)
・Kiểm kê kho
・Di chuyển
・Chuẩn bị xuất hàng
・Xuất hàng

Và có xác định STEP1, STEP2(Phase) sẽ làm những nghiệp vụ nào, những chức năng nào → Khách hàng sẽ cùng với đội dự án thảo luận, đảm bảo phải tuân thủ những nội dung của  RFP(Request for Proposal:提案依頼書) .

Tiện thể ở đây nói thêm về RFP, tài liệu này được tạo bởi người lấy dự án về, người nắm rõ nghiệp vụ, có thể kết hợp với đội sale, để đi tới gemba lắng nghe ý kiến, xem thử khách hàng đang gặp khó khăn ở đâu, và đưa ra hướng giải quyết. Cũng như là phải hiểu được hệ thống cũ hiện tại của khách, và đề ra được đối sách giải quyết triệt để. Người Nhật rất coi trọng vấn đề hiệu suất (効率), nên phải cân nhắc đến đối tượng người dùng là ai, làm như thế nào để giảm thời gian thừa, tận dụng triệt để được resource, và có được 1 quy trình làm việc chuẩn xác.Sau nhiều lần đề xuất (提案) và phải cạnh tranh ác liệt với các công ty khác thì mới lấy được dự án.(Nhưng cũng có nhiều dự án ngẫu nhiên lại được khách hàng giao cho)

Về tài liệu RFP thì có thể tham khảo ở trang của NTT data

https://www.nttdata-bizsys.co.jp/column/2019/000599.html

2.業務要件定義

2.1ビジネスプロセス関連図

Mô tả các chức năng trong hệ thống

2.2業務/システム 要求要件⼀覧

Trường hợp khách hàng đã có hệ thống cũ, muốn renew

Tài liệu này là quan trọng nhất trong quá trình làm 要件定義, ở tài liệu này khách hàng (bộ phận IT và bộ phận nghiệp vụ) sẽ phân tích hệ thống cũ rồi sau đó định nghĩa những nghiệp vụ chức năng mà mong muốn. Kế thừa những  chức năng cũ , và bổ sung những chức năng mới để góp phần cải thiện được hiệu suất làm việc , thuận tiện cho người dùng, cũng chính là những người thuộc bộ phận nghiệp vụ

Trong tài liệu này sẽ có phần FIT/GAP: đây là nơi mà đội dự án sẽ xem thử sản phẩm của cty mình hiện tại có đáp ứng được yêu cầu của khách hàng hay không? đáp ứng được hoàn toàn thì thì điền FIT , cần customize thì điền GAP, bên cạnh đó cần ghi lý do FIT/GAP để cùng thảo luận với khách hàng. FIT/GAP này rất quan trọng để đánh giá được scope dự án.Ví dụ số lượng GAP quá nhiều thì effort để customize, phát triển mới sẽ bị đội lên và ảnh hưởng đến chi phí Khách hàng bỏ ra.

2.3現⾏ 業務フロー
Đây là flow nghiệp vụ hiện tại của KH do KH tạo. Trong tài liệu sẽ mô tả nghiệp vụ của hệ thống bao gồm các hoạt động của con người và hệ thống như 上位システム、事業部、システムA,システムB,..với luồng xử lý của dữ liệu, và các công đoạn của công việc.
2.4新規 業務フロー
Sau khi nhận được 現行 業務フロー thì sẽ vẽ lại khi áp dụng hệ thống của mình.
Tham khảo cách viết 業務フロー ở đây : https://kashika.biz/carren-kaizen-03-05/
2.5管理項⽬
Tài liệu này mô tả những 項目 chính mà hệ thống muốn quản lý.Nếu customize cho khách hệ thống của công ty mình thì sẽ điền nội dung ở phần mapping tương ứng với với itme

Ví dụ như chức năng kiểm tra hàng tồn kho, Khách hàng mong muốn ở màn hình đó hiển thị 50項目 mà bộ phận quản lý cần để phục vụ cho công việc của mình thì ở tài liệu 管理項目 phải listup đầy đủ 50項目 đó.

3.システム要件定義

3.1システム関連図

Tài liệu mô tả mối liên hệ giữa hệ thống cũ của khách và hệ thống mới sẽ triển khai. Với tài liệu này sẽ hình dung được hệ thống mới sẽ nằm vị trí nào trong hệ thống hiện tại

Mô tả về cách bố trí server cũng như liên kết giữa AP, Data, batch server

3.2システム機能 要件⼀覧

Từ nội dung FIT/GAP ở tài liệu 業務/システム 要求要件⼀覧 sau khi được thảo luận, thống nhất thì sẽ viết tài liệu này. Trong đó sẽ bao gồm 画⾯⼀覧、帳票⼀覧、バッチ⼀覧. Dựa vào mô tả ở phần FIT/GAP (đối với chức năng cũ), hoặc nội dung cuộc họp,yêu cầu từ khách hàng (đối với chức năng mới) để viết chi tiết cho phần chức năng. Phần này viết cụ thể bao nhiêu thì việc viết 基本設計 sẽ thuận lợi bấy nhiêu.

3.3IF⼀覧

Danh sách mô tả các interface. Interface ở đây được hiểu là các file truyền nhận dự án với nhau, thông thường sẽ dùng file csv.Ví dụ như KH dùng hệ thống A để tạo dự định nhập hàng(入荷予定) (bộ phận kế hoạch của tổng công ty),  hệ thống B để quản lý kho hàng (nhân viên quản lý kho). Thì để truyền dữ liệu từ A-> B người ta thường dùng interface.

Cần phải phân biết là Master data hay Transaction Data

3.4IF⽅式

Mô tả phương thức truyền dữ liệu, en-coding của file , có file END hay không, hàng đầu có phải là title hay không ?

Phương thức truyền file FTP/SFTP, tùy theo yêu cầu có thể backup trước khi gửi và xóa sau khi gửi

Mô tả log, thông báo khi gặp sự cố

3.5IFレイアウト

Là tài liệu chi tiết các item của IF thường có các nội dung sau : データ項目名、型、桁、表示形式、必須、主キー

3.6運⽤要求事項

Đây là những công việc làm bằng tay hoặc máy mà ngoài hệ thống sử dụng.

Ví dụ như nhập hàng mà nhận mail từ spreedsheet chẳng hạn(Trong khi hệ thống chỉ import được csv)

3.7⾮機能要件⼀覧

Mô tả các phần khác như security, đối ứng lỗi, support,…

Tham khảo thêm ở : https://www.ipa.go.jp/archive/digital/iot-en-ci/ps6vr7000000mmsf-att/000004469.pdf

3.8システム構成

Tài liệu này mô tả framework và cách bố trí các server : AP, web, data.

4.移⾏要件定義

移⾏要件、移⾏作業要件⼀覧

Mô tả những data nào cần phải đưa từ hệ thống cũ lên hệ thống mới. Trong đó quy định về thời gian , phân công nhiệm vụ , cũng như các lưu ý khi di chuyển data.

5.ユーザトレーニング要件定義

ユーザトレーニング要件定義書、ユーザトレーニング作業要件⼀覧

Lập kế hoạch, nội dung đào tạo cho người dùng về cách dùng hệ thống.

6.その他

デザインイメージ
Phần này sẽ do bộ phận design thiết kế.Ở giai đoạn 要件定義 nên phần design này chỉ là image để khách hàng chọn lựa.

II. Tham khảo

Tài liệu tham khảo : https://www.ipa.go.jp/archive/digital/tools/ep/ep1.html